Pengantar Administrasi Perkantoran

BAB I

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen atau SIM  (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis sepertibiaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Pengertian Menurut Para Ahli :

• Bodnar dan Hopwood ; buku Accounting Information System : Kumpulan perangkat kerasdan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna.
• Turban, McLean, dan Waterbe ;

Buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages : Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

• L. James Havery ;

Sistem merupakan prosedur logis dan rasional guna melakukan atau merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu sama lain.

• Ludwig Von Bartalanfy ;

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

• O’brien ;

Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan outputdalam transformasi yang teratur.

• Azhar Susanto ;

Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Tujuan Umum.

1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang di inginkan manajemen.
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Proses Manajemen Proses manajemen di definisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
4. Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
5. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus di implementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
6. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai  alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yangdipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian. Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

Bagian SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
2. Sistem informasi akademik (academic information systems), menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu akademi/sekolah/perguruan.
3. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
4. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
5. Sistem informasi personalia (personal information systems).
6. Sistem informasi distribusi(distribution information systems).
7. Sistem informasi pembelian(purchasing information systems).
8. Sistem informasi kekayaan(treasury information systems).
9. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
10. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
11. Sistem informasi analisis software
12. Sistem informasi teknik (engineering information systems).
13. Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

BAB II

A.Pengertian Data atau Informasi

Databerasal dari kata “Datum” yang berartimateri / kumpulan faktayang dipakai untuk keperluan suatu analisa.Dataadalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan.

Data menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah keterangan yang benar dan nyata. Data dapat  berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.Informasimerupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya.

Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

B.Jenis-Jenis Data

1. Data Menurut Cara Memperolehnya

a)      Data Primer adalah data yang secara langsung diambil dari objek / obyek penelitian oleh peneliti perorangan maupun organisasi.Contoh: Mewawancarai langsung penonton bioskop 21 untuk meneliti preferensi konsumen bioskop.

b)      Data Sekunder adalah data yang didapat tidak secara langsung dari objek penelitian. Peneliti mendapatkan data yang sudah jadi yang dikumpulkan oleh pihak lain dengan berbagai cara atau metode baik secara komersial maupun non komersial.Contohnyaadalah pada peneliti yang menggunakan data statistik hasil riset dari surat kabar atau majalah.

2. Data Menurut Sumber Datanyaa)Data Internalmerupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Misal : data keuangan, data pegawai, data produksi, dsb.b)Data Eksternalyaitu data yang menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi.Contohnyaadalah data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensipelanggan, persebaran penduduk, dan lainsebagainya.
3. Data Menurut Sifat Datanya

a)      Data kualitatif adalah data yangdisajikan dalam bentuk kata-kata (tidak dapat dihitung). Contoh :berat badan ibu-ibu pkk sumber ayu, nilai rupiah dari waktu ke waktu,persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan,anggapan para ahli terhadap psikopat.

b)      Data kuantitatif adalah data dalam bentuk angka(dapat dihitung). Contohnya:penggunaan kata sekitar, kurang lebih, kira-kira, sebanyak dan sebagainya.jumlah pembeli saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 2, dan lain-lain,dinas pertanian daerah mengimpor bahan baku pabrik pupuk kurang lebih 850 ton.

4. DataMenurutWaktuPengumpulannya

a)      Cross section / insidentil adalah dikumpulkan pada suatu waktu tertentu.

b)      Data berkala / time series data adalah data yang dikumpulkan secara berkala.         

C.Pengelolaan Data

Pengelolaandiartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam mencapai tujan tertentu.Definisi pengelolaan oleh para ahli terdapat perbedaan-perbedaan hal inidisebabkan karena para ahli meninjau pengertian dari sudut yang berbeda- beda. Ada yang meninjau pengelolaan darisegi fungsi, benda, kelembagaan dan yang meninjau pengelolaan sebagai suatukesatuan. Namun jika dipelajari pada prinsipnya definisi- definisi tersebut mengandung pengertian dan tujuan yang sama.Tujuan Pengolahan Dataadalah untukmenghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up to date.

D.Metode Pengumpulan Data

Definisi Metode Pengumpulan Data

Teknik atau cara yang digunakan untuk mengumpulkan data.Untuk memperoleh pengumpulan data dibutuhkan metode khusus, yaitu :

1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk keperluan tersebut.

Menurut  Nawawi & Martini(1991) observasi adalah pengamatan dan pencatatan secara sistimatik terhadap unsur-unsur yang tampak dalam suatu gejala atau gejala-gejala dalam objek penelitian. Menurut Patton (dalam Poerwandari 1998) tujuan observasi adalah mendeskripsikan setting yang dipelajari, aktivitas-aktivitas yang berlangsung, orang-orang yang terlibat dalam aktivitas, dan makna kejadian di lihat dari perpektif mereka yang terlihat dalam kejadian yang diamati tersebut.

Macam-Macam Observasia.

§  Observasi Partisipatif

Dalam observasi ini, peneliti secara langsung terlibat dalam kegiatan sehari-hari orang atau situasi yang diamati sebagai sumber data. Misalnya seorang guru dapat melakukan observasi mengenai bagaimana perilaku siswa, semangat siswa, kemampuan manajerial kepala sekolah, hubungan antar guru, dsb.

§  Non participant Observation

Berlawanan dengan participant Observation, Non Participant merupakan observasi yang penelitinya tidak ikut secara langsung dalam kegiatan atau proses yang sedang diamati. Misalnya penelitian tentang pola pembinaan olahraga, seorang peneliti yang menempatkan dirinya sebagai pengamat dan mencatat berbagai peristiwa yang dianggap perlu sebagai data penelitian.Kelemahan dari metode ini adalah peneliti tidak akan memperoleh data yang mendalam karena hanya bertindak sebagai pengamat dari luar tanpa mengetahui makna yang terkandung di dalam peristiwa.Alat yang digunakan dalam teknikobservasi ini antara lain : lembar cek list, buku catatan, kamera photo, dll.Kelebihan dan KekuranganPengamatan langsung (Observasi).

Kelebihan Observasi

o   Dapat mengetahui fakta secra langsung atau nyata

o   Mendapatkan data yang tidak diragukan lagi (pasti)

o   Tidak merugikan orang lain

Kekurangan Observasi

o   Waktu pengamatan yang lama

o   Biaya yang banyak

o   Tenaga yang cukup melelahkan

2. Penelitian Dengan Mengambil Sample

Sampel adalah bagian dari populasi yang diharapkan mampu mewakili populasi dalam penelitian. Syarat Sample Yang Baik Dalam penyusunan sampel perlu disusun kerangka sampling yaitu daftar dari semua unsur sampling dalam populasi sampling, dengan syarat:

a.       Harus meliputi seluruh unsur sampel.

b.      Tidak ada unsur sampel yang dihitung dua kali

c.       Harus up to date

Batas-batasnya harus jelas harus dapat dilacak dilapangan Menurut Teken (dalam Masri Singarimbun dan Sofyan Efendi).

Ciri-ciri sample yang ideal adalah:

a.       Dapat menghasilkan gambaran yang dipercaya dari seluruh populasi yang diteliti

b.      Dapat menentukan presisi (precision) dari hasil penelitian dengan menentukan penyimpangan baku (standar) dari taksiran yang diperoleh

c.       Sederhana, sehingga mudah dilaksanakand.Dapat memberikan keterangan sebanyak mungkin dengan biaya yang rendah

Cara / Teknik Pengumpulan Sample ada beberapa teknik dalam pengambilan sampel, namun secara garis besar dapat dibagi menjadi dua:

1.      Probability Sampling atau Random Sampling

2.      Non-Probability Sampling

Jenis-Jenis Sample menurut Rath & Strong’s, ada dua jenis sampel, yaitu

1.      Sampel judgemental yaitu sampel dipilih berdasarkan pendapat analis dan hasul penelitian digunakan untuk menarik kesimpulan tentang item-item di dalam sampel yaitu pada observasi sesungguhnya.

2.      Sampel statistical yaitu sampel dipilih secara acak/random dari seluruh populasi dan hasil penelitiannya dapat digunakan untuk menarik kesimpulan tentang seluruh populasi.

3.  Wawancara

Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu dan dengan wawancara, peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi yang tidak mungkinbisa ditemukan melalui observasi”.

4.  Perkiraan Koresponden

Koresponden adalah metode pengumpulan data dengan cara mengambil pendapat orang lain atau komentar yang diterima oleh pemakai dengan surat. Contohnya: ada suatu produk sabun, spg yang membawa produk sabun ini memberikan format pengisian data-data dari hasil yang telah diperoleh dari penggunaan produk sabun mereka, untuk seminggu kemudian diambil hasil dari apa yang sipembeli itu buat. Sehingga format yang di buat oleh sipembeli dapat sianalisa lagi.

E.Macam Sistem Pengelolaan Data

1.Sistem manual

Sistem pertama adalah manual sistem ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.

2.Mesin Keydriven

Penemuan mesin ini seperti cash register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yangbesar.

3.Mesin punched card

Dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartuberlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

4.Komputer

Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

F.Tugas Pengolahan Data

Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven komputer atau kombinasi, ada empat tugas dasar yang dilakukan

1.      Pengumpulan data

Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

2.      Pengubahan data

Diperlukan untuk mengubah data untuk  mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan.

3.      Penyimpanan data

Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan.Epson, misalnya,menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson.

4.      Pembuatan dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada didalam atau diluar perusahan.

G.Sumber Data atau Informasi

Sumber data di dapat dari :

1.Lingkungan kerja

2.Lembaga pendidikan.

3.Media massa.

4.Instansi pemerintah

5.Masyarakat

Data/Informasi dapat diperoleh melalui berikut ini :

1. Hasil penelitian yang dilakukan sebelumnya
2. Data yang telah lewat dengan memperhatikan trend dan taksiran di masa datang
3. Mengambil dari pusat data seperti Badan Pusat Statistik (BPS) dan Pusat Data Informasi Pertanian (Pusdatin)
4. Media elektronik seperti televisi, radio, dan internet
5. Media cetak seperti buku, majalah, karya ilmiah, koran, proposal, dan profil

Proses Penghimpunan Data

Proses penghimpunan data meliputi :

1. Penerimaan data
2. Identifikasi data/informasi
3. Recalling (pemberitahuan/pengambilan kembali data)
4. Penduplikasian kembali file
5. Penyortiran data yang sudah terkumpul
6. Penjilidan/pengelompokan data menjadisatu jenis
7. Penyimpanan ke dalam media file box, filling cabinet, ordner.

Jenis-Jenis Data di Tempat Kerja

1. Data keuangan, di antaranya data upah karyawan, keuntungan, pemasukan, pengeluaran (belanja), hutang serta piutang perusahaan dll
2. Data administrasi umum, di antaranya data kegiatan organisasi, data kebutuhan alat tulis (ATK) dll.
3. Data kepegawaian, diantaranya data karyawan, data absensi, dan data jam kerja lembur.
4. Data pemasaran/bisnis, di antaranya data barang yang akan dipasarkan, data kantor cabang, dll.
5. Data pembelian, di antaranya data pembelian bahan baku, data data pembelian mesin serta suku cadang dll.
6. Data produksi, di antaranya data waktu produksi, data kapasitas produksi, dan data jumlah produksi.
7. Data gudang, di antaranya data persediaan barang, data barang rusak, dan data sisa barang.
8. Data penjualan, di antaranya data pemasukan, data biaya promosi, dan data barang terjual.
9. Data distribusi, di antaranya data pengiriman, pengembalian barang, dan penerimaan barang.

J. Mengklasifikasi Data atau Informasi

Klasifikasi informasi saat ini, dimana informasi telah menjadi aset penting yang menentukan ketangguhan sebuah organisasi, pengamanan informasi menjadi lebih diperlukan dari sebelumnya. Untuk itu diperlukan adanya klasifikasi data atau informasi.

Tujuan klasifikasi data atau informasi:

1. Melindungi perjanjian kontrak (informasi) dengan mitra bisnis atau konsumennya.
2. Memberikan pengamanan yang sesuai, sehingga menghemat sumber daya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif
3. Membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan.

K. Manfaat Data atau Informasi

Data atau Informasi memiliki manfaat yaitu:

a.       Meningkatkan wawasan dan pengetahuan organisasi.

b.      Mengurangi resiko kesalahan dalam pengambilan keputusan.

c.       Menggambarkan kondisi yang terjadi masa kini.

d.      Memberi gambaran trend atau kecenderungan di masa depan.

e.       Mengurangi ketidak pastian kondisi karena adanya kesimpangsiuran fenomena.

f.       Menjadi dasar bagi pemecahan masalahcepat.

g.      Menghasilkan arus kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

h.      Meningkatkan citra pesitif perusahaan.

i.        Menambah relasi.

j.        Meningkatkan kepercayaan pemegang saham.